POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

AURA 360, con la finalidad de garantizar a sus CLIENTES, PROVEEDORES, RECURSO HUMANO y cualquier otra persona que tenga relación con la empresa la adecuada utilización y tratamiento de sus datos personales y en cumplimiento de la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) se permite presentar las Políticas de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales.

AURA 360 en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales y datos sensibles, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos personales.

2. DEFINICIONES

Conforme al artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013:

Titular:

Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

Responsable del Tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Encargado del tratamiento:

Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Autorización:

Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Dato personal:

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Tratamiento:

Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Dato Sensible:

Aquellos que pueden afectar la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como por ejemplo los concernientes a la salud, sexo, filiación política, entre otros.

Dato Semiprivado:

Aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación pueda interesar no solo a su titular sino además, a cierto sector de personas o a la sociedad en general.

Dato público:

Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política de Colombia y aquel dato que no sea semiprivado, privado o sensible.

Base de datos:

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Habeas Data:

Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas.

3. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con el artículo 4 de la Ley 1581 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y la Jurisprudencia de la Corte Constitucional, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:

• a) Principio de legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• b) Principio de finalidad: El Tratamiento se implementa a la luz de una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular previo a la recopilación de los datos.
• c) Principio de libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.
• d) Principio de veracidad: Los datos sujetos a Tratamiento deben corresponder a situaciones reales, veraces, comprensibles, exactos y completos.
• e) Principio de incorporación: Cuando la recolección de información personal signifique situaciones ventajosas para su titular, el operador deberá incorporarlos.
• f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento está sometido a los límites específicos determinados por el objeto de cada base de datos y la autorización del titular.
• g) Principio de seguridad: La información se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• h) Principio de caducidad: La información desfavorable del titular debe ser retirada de las bases de datos con base en criterios de razonabilidad y oportunidad.
• i) Principio de utilidad: La recolección, acopio, procesamiento e información de los datos personales debe cumplir una función determinada.
• j) Principio de necesidad: La información personal concernida debe ser aquella estrictamente necesaria para el cumplimiento de los fines de la base de datos.
• k) Principio de Individualidad: Las bases de datos recaudadas de manera independiente deben conservarse de esa manera.
• l) Principio de Transparencia: Se garantizará el derecho del titular a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
• m) Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos tienen la obligación de guardar y mantener la reserva de los mismos.
• n) Protección especial de datos sensibles: Los datos personales de carácter sensible solo se recolectarán cuando sean necesarios para el desarrollo del objeto social.

4. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas dispuestas en este documento se aplicarán al tratamiento de datos personales, efectuado dentro del territorio colombiano o por fuera de él, en virtud de los tratados internacionales, las relaciones contractuales, alianzas, o cualquier otra forma de vinculación.

5. DESTINATARIOS Y/O RESPONSABLES

Las políticas contempladas se aplicarán y obligarán a las siguientes personas:

1. Representante legal (o partícipe activo/Gestor)
2. Revisor Fiscal y/o contador(a)
3. Personal interno de AURA 360, directivos o no, que custodien, traten, tengan acceso o cualquier otra forma de relacionamiento con las bases de datos
4. Contratistas, personas naturales, personas jurídicas, consorcios, uniones temporales o cualquier otra que preste servicios a AURA 360
5. Cualquier persona con la cual exista una relación legal de orden estatutario, contractual, de servicios o cualquier otra
6. Terceros de quienes AURA 360 ha obtenido legalmente información
7. Usuarios de la entidad
8. Las demás personas que establezca la ley

6. AUTORIZACIÓN PARA EL USO DE LA INFORMACIÓN

AURA 360 requiere para llevar a cabo el adecuado tratamiento de los datos, autorización libre, expresa del titular o su representante, para realizar el uso de los datos del titular.

La autorización se entenderá como el consentimiento informado emitido de manera libre y consciente por el titular o su representante, en la cual AURA 360 informa:

1. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo
2. El tiempo por el cual serán tratados sus datos personales
3. Los derechos que le asisten como titular
4. Los diferentes canales de comunicación en los cuales podrá formular consultas y/o reclamos

6.1 Situaciones en las que no es necesaria la autorización

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
2. Datos de naturaleza pública
3. Casos de urgencia médica o sanitaria
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas

6.2 Suministro de información

Los datos personales podrán ser suministrados únicamente a:

1. Los TITULARES, sus causahabientes o sus representantes legales
2. Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
3. Terceros autorizados por el titular de manera escrita y/o los terceros autorizados por la Ley

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los Datos Personales de los Titulares son recolectados por AURA 360 en desarrollo de su objeto social, con las siguientes finalidades:

• Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer servicios, seminarios, productos
• Implementar programas de fidelización
• Realizar estudios de mercado
• Adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales
• Verificación de datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos
• Actividades de georreferenciación y estudios estadísticos
• Enviar información sobre actividades y/o consultorías desarrolladas por la Compañía
• Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos
• Compartir con terceros que colaboran con la Compañía para el cumplimiento de sus funciones
• Velar por la seguridad y adecuada prestación de los servicios y productos
• Ejecutar los contratos que la empresa ha suscrito
• Realizar seguimiento, acercamiento y/o creación de futuras relaciones comerciales
• Soportar y realizar los procesos de auditoría y seguimiento
• Emitir certificaciones, diplomas o documentos similares
• Emitir facturas, bonos, notas de crédito o cualquier otro documento equivalente
• Verificar la situación legal de los PROVEEDORES, CONTRATISTAS y RECURSO HUMANO

8. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

• Derecho a obtener toda la información, actualizar, rectificar, modificar, consultar en cualquier momento sus propios datos personales
• Derecho a obtener información respecto del tratamiento aplicado a sus datos personales, la finalidad, la ubicación de las bases de datos, las cesiones y usos
• Derecho a cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando considere que sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas
• Derecho a solicitar en cualquier momento prueba de la autorización otorgada a AURA 360
• Derecho a revocar el consentimiento o la autorización que habilita el tratamiento de sus datos
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento
• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas y reclamos
• Derecho de ser representado por cualquier persona con capacidad absoluta para ello

9. DEBERES DE LOS RESPONSABLES Y ENCARGADOS

AURA 360 o cualquiera de los destinatarios de estas políticas, cuando asuman la calidad de responsables y/o encargados del tratamiento de datos personales, deberán cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible
• Actualizar la información de forma oportuna
• Rectificar la información cuando sea incorrecta
• Tramitar las consultas y reclamos formulados
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

10. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIONES Y SUPRESIONES

Los Titulares de los Datos Personales o sus representantes, podrán en cualquier momento, consultar, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de los datos custodiados por AURA 360:

1. El titular del dato deberá acreditar tal condición mediante cédula de ciudadanía, pasaporte, cédula de extranjería, o registro civil. Los representantes deberán comprobar tal situación a través de poder especial debidamente reconocido.
2. El titular deberá presentar solicitud de consulta, actualización, rectificación o supresión a través de documento físico o digital al correo electrónico: team@aura360.lat
3. La solicitud deberá contener: nombre e identificación del titular, petición concreta y precisa, dirección física y/o electrónica para notificaciones, y documentos que soportan la solicitud.
4. Si falta alguno de los requisitos, AURA 360 lo comunicará al interesado dentro de los diez (10) días hábiles siguientes.
5. Si pasados dos (02) meses el TITULAR no suministra la información requerida, se entenderá que desistió de la solicitud.
6. AURA 360 contará con diez (10) días hábiles para consultas o quince (15) días hábiles para reclamos.

11. PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendrán una duración de veinte (20) años contados a partir de la obtención del dato personal respectivo, salvo el caso de que el titular tenga un deber legal o contractual que amerite su permanencia por un término posterior.

12. FECHA DE ENTRADA EN VIGOR

Las presentes políticas de tratamiento de datos personales rigen a partir del primero (1) de enero de 2025.